内容証明郵便よくある質問

＜内容証明（郵便）についての質問一覧＞

【内容証明その１】内容証明とは？

【内容証明その２】配達証明とは？

【内容証明その６】謄本はどのように“保存”すればいい？“再度証明”とは?

【内容証明その1】内容証明（郵便）とは？

1．内容証明（郵便）について

　「○年○月○日に、誰が、誰あてに、どのような内容の文書を差し出したか」を、差出人が作成した謄本によって郵便局（郵便事業株式会社）が公的に証明してくれる郵便サービスです。
　≪ ① 郵便を出した日付　② 郵便を出したこと　③ 郵便の内容 ≫ が証明されます。
　ただし「その内容の郵便を送付した」という事実の証明であり、記載内容が正しいかの証明でありません。また内容証明（郵便）だけでは、相手に郵便が到達したことを証明できません。証明配達（郵便）とあわせての利用が有効です。

2．内容証明（郵便）の条件について

① 文書1通のみを内容としていること。
　内容文書（受取人に送達する文書）以外のもの（図面・返信用封筒・為替証券や小切手等の有価証券等）を同封することはできません。
② 以下の文字または記号によって記載されていること。
　　1. 仮名
　　2. 漢字
　　3. 数字
　　4. 英字（固有名詞に限る）
　　5. 括弧
　　6. 句読点
　　7. その他一般に記号として使用されるもの
③ 一般書留とした郵便物であること。
※一般書留とは、引き受けから配達までの送達過程を記録し、万一、郵便物等が壊れたり、届かなかった場合に実損額が賠償される郵便物のことです。

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【内容証明その2】配達証明（郵便）とは？

　配達証明（郵便）とは、「○年○月○日に、相手に配達した事実」を、手紙の差出人に証明してくれるものです。
　≪ ① 相手が郵便を受け取った日付　② 相手が郵便を受け取ったこと ≫ が証明されます。

※郵便物等の実際の受取人が誰であるかを証明するものではありません。
※内容証明（郵便）だけでは、相手に郵便が到達したことを証明できません。
　文書の場合は、内容証明（郵便）と配達証明（郵便）をあわせての利用が有効です。

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◆【内容証明その３】内容証明の “効果” とは？

1．証拠能力を得る

　法律上当然に契約を解除できる場合などでも、その契約を解除するには、相手方に契約解除の意思表示をする必要があります。しかし、口頭や普通郵便での契約解除の通知では、証拠が残りません。そこで、契約解除を申し出たという「法的効果が発生する意思表示をした」という証拠を残すために、内容証明郵便を使います。
　　例：契約の解除・取消、クーリングオフ、債権の放棄、時効の中断など

2．相手に、心理的圧力を与える

　内容証明郵便は、郵便局（郵便事業株式会社）が郵便内容を証明するだけで、法的な強制力はありません。しかし、内容証明郵便に慣れていない人にとって、内容証明郵便が配達されてきたことだけでも、心理的プレッシャーを感じるはずです。また、内容証明を知っている人にとっても、差出人の強い意思を感じ取り、行動を起こさざるを得ない状況になる場合があります。
　　例：損害賠償・賃金・売買代金の請求など

3．確定日付を得る　

　確定日付とは、後日変更できない確定した日付であり、その日にその証書（文書）が存在していたことが公的に証明されます。法律上「確定日付があること」が要件になっているものもあり、契約等において重要な証拠となり得ます。
　　例：債権譲渡の通知など

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【内容証明その4】内容証明の “作成方法” は？

　内容証明の作成方法は、郵便法・郵便約款等の法律で決まっており、主な作成方法は次のとおりです。

1．字数・行数・用紙の制限について

　用紙1枚に書ける文字数は、520文字以内と決まっており、1枚あたりの行数、および1行あたりの文字数には制限があります。

たて書き	用紙1枚あたり26行以内、1行20字以内。
よこ書き	用紙1枚あたり26行以内、1行20字以内。用紙1枚あたり40行以内、1行13字以内。用紙1枚あたり20行以内、1行26字以内。

　　　※上記の制限は、謄本に関するものです。
また、謄本の保存期間の関係上、5年間の保存に耐えないもの（感熱紙等）は、用紙として使用できません。

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2．字数の計算方法について

　記号は、1個1文字と数えますが、括弧（かっこ）は、たて書きの場合は上下（よこ書きの場合は左右）を全体として1字とし、上の括弧（よこ書きの場合は左）の属する行の字数に加算します。
　　例：％　　　　　　　　　　　　　（1字）
　　　㎡　　　　　　　　　　　　　（2字）
　　　英字(固有名詞に限ります。)　（13字）

　文字や数字を円、三角形、四角形などの簡単な枠で囲んだものは、核文字及び枠（1字）の合計で計算します。ただし、文中の序列を示す記号として使用されているものについては、全体として1字と計算します。
　　例： ⑧ 　　　　　　　　　　　（2字）
　　　　 ⑮ 　　　　　　　　　　　（3字）
　　　　(1)郵便物　　　　　　　　　（4字）
　　　　①損害賠要償額1万円以下　　（11字）
　　　　 550円　　　　　　　　　　（4字）

　また、文字や記号に傍点や下線等を施したものは、傍点や下線等を含めた全体を1字として計算します。
　　　　　・・・・・
　　例：あらかじめ　　　　　　　　　（5字）
　　　　 5月15日までに　　　　　　（8字）

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３．謄本の文字、または記号の訂正について

　謄本の文字または記号の訂正・挿入・削除をするときは、その字数および箇所を欄外、または末尾の余白に記載し、差出人の印を押します。この場合、その訂正・削除にかかる文字は、明らかに読み得るように字体を残しておきます。

４．謄本が2枚以上にわたる場合の契印について

　2枚以上にわたるときは、そのつづり目に契印をします。ただし、全ページを帯で糊付けするなどし、用意にページがぬけないようにしてある場合（袋とじ）には、裏表紙と帯にまたがるように、そこの箇所のみ押印すれば良いです。

５．謄本への差出人、及び受取人の住所氏名の記載について

　郵便物の差出人および受取人の住所氏名を、謄本の末尾余白に付記する必要があります。ただし、内容文書（受取人へ送達する文書）に記載された住所氏名と同一であるときは、原則として、謄本末尾余白への住所氏名の記載は省略することができます。
　また付記された文字については、謄本の字数または枚数には算入しません。余白がないとき等は、これらの事項を別に記載して添付することができます。この場合の取扱は、付記した場合とおなじです。

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6．内容証明作成のコツ

　内容証明送付の封筒には、「受取人の住所氏名」の記載で十分です。内容証明送付時に郵便局で封筒に押されるスタンプは「書留」です。あわせて配達証明をつけた場合は「配達証明」スタンプが押されます。
　したがって、封筒に「内容証明在中」記載の必要はありません。「内容証明在中」と記載しない効果として、受取拒否を防ぐという点があります。受取人はただの書留郵便として、内容証明を受け取ることになり、受取拒否を防ぐ手段として有効です。

※ 謄本とは、 内容文書（受取人へ送達する文書）を謄写した書面をいい、差出人及び引き受けを行った郵便局において保管するものです。
※ 契印とは、文書が2枚以上にわた場合、それがいったいの文書であること、かつその順序でつづられていることを明確にし、落丁・差替・抜取などを防ぐためえに、各ページにまたがって押印することをいいます。この場合は、記名押印に使用した印を用います。

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【内容証明その5】内容証明の “差出方法” とは？

1．差出ができる郵便局について

　内容証明は、すべての郵便局から出せるわけではなく、集配郵便局および支社指定郵便局でのみ取り扱われています。詳細は、お近くの郵便局にお確かめください。

2．差出方法について

　郵便窓口にて、以下のものを提出します。
　　ア．内容文書1通（受取人へ送付するもの）
　　イ．アの謄本2通（差出人、および郵便局が1通ずつ保存するため）
　　ウ．差出人、および受取人の住所氏名を記載した封筒
　　エ．内容証明料を含む郵便料金
　※ア．内容文書と、イ．謄本は同一内容のものであり、計3通用意します。
　※念のため、差出人の印鑑を用意しておきましょう。

　郵便窓口にて、郵便約款どおりに内容証明が作成されているかの確認を受け、提出物に訂正等がなければ、郵便事業株式会社・郵便認証司の証明印を押してもらえます。そのうちの1通を、相手方に発送します。残りの2通のうち、1通は郵便局保管、もう1通は差出人保管となります。
※内容証明郵便の発送には、配達証明郵便とあわせての利用が有効です。

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【内容証明その6】謄本は、どのように “保存” すればいい？ “再度証明” とは？

1．差出郵便局による謄本の保存について

　内容証明を差出した郵便局での謄本の保存期間は、5年間です。
このため、感熱紙等の5年間の保存に耐えられないものは、謄本の用紙として使用することができません。

2．差出人が保存しておくべきもの

　証拠を残すことが目的でもある内容証明郵便と配達証明郵便は、以下の書類を大切に保管しておくことが望ましいです。
　ア．内容証明郵便として郵送した内容文書の謄本（証明印が押された控え）
　イ．書留郵便物受領証
　エ．郵便配達証明書（はがき） ※配達証明郵便を利用した場合のみ

3．再度証明について

　差出郵便局にて保管されている「内容証明郵便として郵送した内容文書の謄本」の内容を確認したい場合は、発送した郵便局にて閲覧ができます。また紛失したり、もう1部必要になった場合等に、再度証明を受けることができます。
　ただし、閲覧・再度証明ともに、内容証明郵便の差出から5年以内に限られ、書留郵便物受領証が必要となります。
※なお、配達証明郵便（郵便配達証明書）の場合は、1年以内に限られます。

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【内容証明その7】内容証明の “受取拒否” をされたら？

１．内容証明の受取を拒否された場合について

　受取人に対する意思表示や通知は、それが相手に「到達」した時点から、法的効果が発生しますが、この場合の「到達」には「相手が中身を確認すること(了知)」は含まれていません。
受取人が受取を拒否し、内容証明が返送されてきても、法律上は受取人に到達したものとみなされ、法的効果は発生します。（民法97条）
　ただし、受取人不在による返送については、受取人に対する意思表示や通知が、必ずしも相手に「到達」したみなされるとは限りません。

２．受取拒否をふせぐコツ

① 不在対策
　受取人の在宅日時を予想し、速達や配達日時指定で発送します。
② 受取拒否対策
　ア．封筒には「内容証明在中」と記載しない
　内容証明郵便は、受取人の玄関まで配達され、その受け渡しには印鑑かサインが求められます。内容証明とわかった途端に、受取拒否ということも有り得ます。したがって、封筒に「内容証明在中」と記載しないことで、相手は「書留郵便」なら受け取っておこうと思うかもしれません。目立たせることなく、相手に内容証明を受け取らせようということです。
　イ．代理人をたてる
　また内容証明は、本人が送らなければいけないわけではなく、代理人をたてることができます。差出人の名前を見て、受取を拒否される可能性がある場合は、代理人をたて、代理人の名前で送付することも可能です。
※代理人をたてる場合、内容文書には、「差出人本人の住所氏名」代理人が「代理で通知している旨」を記載する必要があります。

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【内容証明その8】電子内容証明(e内容証明)サービスとは？

　電子内容証明郵便とは、インターネットを通じて差出す内容証明郵便です。内容証明郵便をパソコンで作成し、インターネットを通じて電子内容証明システムに送信します。その後、電子内容証明の証明文・日付印をが文書内に挿入され、差出人宛て謄本・受取人宛て正本が印刷されます。印刷後、文書は封入され、電子内容証明郵便として発送されます。
　⇒電子内容証明郵便(e内容証明)サービス

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【内容証明その9】内容証明の ≪ 料金案内 ≫

報酬額￥5,000 （１枚の場合）※２枚目以降、１０００円ずつ加算

　　+①郵送基本料金

　　+②書留の加算料金

　　+③内容証明の加算料金

　　+④配達証明の加算料金　　＝　ご利用料金

　　　　※よほど複雑でない限り１枚ですみます。
　　　　※２枚以上になる場合、事前にお知らせいたします。
　　　　※①～③の代金については、以下をご確認ください。
　　　　※追加サービス（作成人名義付記）は、別途料金を頂きます。

　　① 郵送基本料金

定形	80円（25グラム以内）
	90円（50グラム以内）
定形外	120円（50グラム以内）
	140円（100グラム以内）※その他、4kgまで対応あり

　　② 書留（加算料金）

一般書留	420円（内容文書1枚の場合）※2枚目以降：1枚ごとに 250円増し

　　③内容証明（加算料金）

郵便物	謄本1枚 420円※2枚目以降：1枚ごとに250円増し

　　　　　　※ただし同じ内容証明については、1通は上記に定める額。その他は1通ごとに半額となる。
　　　　　　※謄本の閲覧については、1回につき420円
　　④配達証明（加算料金）

郵便物	差出時　300円※差出後依頼の場合、420円

≫ 追加サービス

作成人名義　＋5,000円
※作成人名義に当事務所の行政書士の指名などをあわせて記載した場合は、上記で計算した金額にさらに5,000円上乗せしてください。

その他、ご不明な点がございましたら、お問合せください。

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